BerandaSeniBagaimana Merencanakan Acara yang Berkesan dan Efektif?

Bagaimana Merencanakan Acara yang Berkesan dan Efektif?

Merencanakan acara tidak pernah mudah. Ini melibatkan melakukan banyak hal dengan benar dan langsung ke sasaran. Sebagian besar penyelenggara acara merasa pekerjaan itu membuat stres dan sering kali merasa kewalahan oleh intensitas dan besarnya pekerjaan. Banyak perencanaan yang dilakukan untuk membuat sebuah acara berhasil dan ketika tujuannya adalah membuatnya mudah diingat, upaya tersebut dapat berlipat ganda dengan mudah. Namun, hasil yang bagus juga tidak bisa dihindari jika Anda menjalankan rencana acara dengan baik dan mempertimbangkan semua hal secara detail. Jadi, daripada merasa khawatir tentang kejadian yang akan datang, Anda harus lebih meningkatkan persiapan sehingga tujuan tercapai, dan klien disampaikan dengan sukses.

Pertama, Anda harus mulai lebih awal ketika acara bersifat besar, setidaknya empat hingga enam bulan sebelumnya untuk acara besar dan setidaknya satu bulan untuk acara kecil. Penting juga untuk menyelesaikan semua kontrak vendor beberapa minggu sebelum acara. Demikian pula, Anda harus tetap fleksibel selama tahap perencanaan acara karena perubahan tertentu tidak dapat dihindari dan Anda harus siap untuk itu. Itu selalu merupakan hal yang baik untuk siap menghadapi perubahan langsung pada jadwal, waktu, lokasi atau skala acara. Ini akan menyelamatkan Anda dari kekecewaan dan dengan demikian Anda dapat mempersiapkan diri dengan baik untuk acara tersebut.

Selanjutnya, Anda harus memikirkan anggaran dan melakukan analisis biaya sebelumnya sehingga negosiasi Anda dengan vendor berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Akan ada biaya tak terduga dan setelah Anda mengetahui anggaran sebelumnya, Anda dapat bernegosiasi dengan vendor, tawarkan untuk membayar setidaknya 5 – 10% lebih rendah dari harga yang dikutip untuk menghemat uang untuk keperluan mendesak. Lebih penting lagi, Anda harus menetapkan tanggung jawab kepada anggota tim dengan memecah acara menjadi beberapa bagian untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Anda juga harus membuat setiap tim bertanggung jawab atas tindakan dan aktivitas yang termasuk dalam bagiannya masing-masing.

Jika memungkinkan, Anda harus membuat dokumen sentral yang merinci setiap aktivitas dan memberikan akses ke setiap anggota di tim. Koordinasi antara tim dapat menjadi lebih mudah ketika semua detail penting mengenai acara tersebut, termasuk kontrak vendor, denah lantai, detail yang dihadiri, tercantum dalam dokumen. Untuk menghindari kerepotan yang tidak perlu sementara itu, Anda harus membuat rencana cadangan untuk aspek-aspek utama acara tersebut. Ini akan menyelamatkan Anda dari ketidaknyamanan yang sering ditimbulkan oleh gangguan pada menit-menit terakhir. Setelah semuanya direncanakan dan diatur, Anda harus menjalankan seluruh proses satu atau dua minggu sebelum hari besar untuk memastikan segala sesuatunya berjalan tanpa masalah.

Lebih dari itu, itu selalu bagus Ide untuk menangkap hal-hal utama dan detail acara dalam gambar, dan ya, Anda juga dapat membagikan pilihan tersebut secara online untuk menunjukkan kepada dunia kemampuan Anda menyelenggarakan acara hebat. Anda harus menyewa fotografer profesional saja agar bidikan terbaik dapat diambil, yang mencakup aspek-aspek utama dengan mudah seperti jepretan ruangan yang penuh dengan tamu, bidikan lampu dan ruang makan serta pengaturan, dll. Beginilah cara Anda melakukan branding acara yang pada gilirannya akan membantu Anda memenangkan lebih banyak klien.

Terakhir, Anda harus memanfaatkan kekuatan media sosial untuk membawa acara Anda ke ribuan orang tanpa biaya. Anda dapat membuat hashtag untuk acara Anda di Facebook dan Twitter untuk meningkatkan partisipasi. Anda dapat mencari komentar dan percakapan dan kemudian Anda dapat mengunggah foto acara untuk memberikan gambaran yang jelas tentang hal-hal yang Anda lakukan di sana. Semua ini akan membuat acara Anda menonjol dan menjadi berkesan dan efektif seperti yang Anda rencanakan sejak awal.

RELATED ARTICLES

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

Most Popular

Recent Comments